Tiếp đối tác: ngồi bàn nhà hàng hay mời lên phòng karaoke?

Người làm kinh doanh lâu năm đều có một câu quen: hợp đồng ký ở văn phòng, nhưng quan hệ thì xây ở bàn ăn. Vì thế câu hỏi "tối nay mời anh ấy đi đâu" không phải chuyện nhỏ. Không gian quyết định cách người ta nói chuyện, quyết định bạn có nghe được điều mình cần nghe hay không.

Nhà hàng và phòng karaoke là hai lựa chọn phổ biến nhất khi tiếp đối tác, và mỗi nơi phục vụ một mục đích khác nhau. Chọn đúng thì buổi tối đi đúng hướng; chọn sai thì dù món ngon, rượu tốt, cuộc gặp vẫn không đi tới đâu.

Xác định mục đích trước khi chọn chỗ

Trước khi gọi đặt bàn, hãy tự trả lời một câu: sau buổi tối này, bạn muốn điều gì xảy ra?

Nếu câu trả lời là "để hai bên hiểu nhau hơn, nắm được họ đang cần gì" — bạn cần một nơi yên tĩnh để nói chuyện. Nếu là "chốt vài điểm còn vướng trong đề xuất" — bạn cần yên tĩnh và riêng tư. Nếu là "cảm ơn vì đã hợp tác, giữ mối quan hệ ấm lên" — bạn cần không khí vui vẻ, thoải mái, ít chuyện công việc.

Ba mục đích ấy tương ứng với ba giai đoạn thường gặp của một mối quan hệ làm ăn: tìm hiểu, đàm phán và gắn kết. Mỗi giai đoạn hợp với một kiểu không gian.

Lần gặp đầu và buổi bàn chuyện: ngồi nhà hàng

Với lần gặp đầu tiên, nhà hàng gần như luôn là lựa chọn đúng. Lý do nằm ở ba điểm.

Nghe được nhau. Bàn ăn cho phép nói chuyện ở âm lượng bình thường, nhìn vào mắt nhau, quan sát phản ứng của đối phương. Ở phòng hát, dù tắt nhạc, người ta vẫn có cảm giác đang "chờ" để bắt đầu hát, câu chuyện khó đi sâu.

Nhịp độ tự nhiên. Một bữa ăn có khai vị, món chính, tráng miệng — tự nó chia thời gian thành từng quãng. Khai vị để chào hỏi xã giao, món chính để vào việc, tráng miệng và cà phê để tóm lại. Không ai phải gượng ép chuyển đề tài.

Không đặt ai vào thế khó. Không phải ai cũng thích hát, và càng không phải ai cũng thoải mái hát trước mặt người mới quen. Mời lên phòng karaoke ngay lần đầu có thể khiến đối tác nghĩ bạn không nghiêm túc, hoặc khiến họ ngại mà không nói ra.

Khi đặt bàn cho buổi này, hãy yêu cầu vị trí khuất, xa lối đi của nhân viên và xa khu bàn đông người. Nếu có phòng riêng cho bốn đến tám người thì càng tốt — đặc biệt khi cần mở máy tính hoặc tài liệu. Hỏi trước nhà hàng có ổ cắm điện gần bàn không, nghe thì nhỏ nhặt nhưng đã từng làm hỏng không ít buổi trình bày.

Mừng ký kết và giữ quan hệ: lúc phòng karaoke phát huy

Khi hai bên đã quen, công việc đã chạy, đó là lúc phòng hát trở thành lựa chọn tốt. Không gian karaoke có những thứ nhà hàng không có.

Xoá khoảng cách thứ bậc. Ở bàn ăn, giám đốc vẫn là giám đốc, nhân viên vẫn là nhân viên. Trong phòng hát, ai cầm micro người đó là trung tâm. Một anh trưởng phòng trầm tính hát một bài nhạc xưa rất hay có thể khiến cả phòng nhìn anh ấy khác đi — và đó là kiểu kỷ niệm làm mối quan hệ bền hơn.

Phù hợp nhóm đông. Khi có sáu, tám, mười người từ hai công ty, bàn ăn dài khiến người ngồi hai đầu không nói chuyện được với nhau. Phòng hát gom mọi người vào một không gian, câu chuyện tự nhiên lan ra.

Thời gian linh hoạt. Bữa ăn thường kết thúc sau hai tiếng. Phòng hát có thể kéo dài hơn nếu mọi người đang vui, hoặc kết thúc sớm mà không ai thấy thiếu.

Cách kết hợp cả hai trong một buổi tối

Cách làm được nhiều doanh nghiệp chọn là chia buổi tiếp khách thành hai phần: ăn tối ở nhà hàng trước, sau đó ai muốn thì lên phòng hát. Chữ "ai muốn" rất quan trọng.

Trong bữa tối, người chủ trì có thể nói nhẹ nhàng: "Ăn xong bên mình có đặt phòng ở trên, anh chị nào còn thời gian thì lên chơi thêm một chút." Người bận việc, người lớn tuổi, người không quen hát có thể cáo về mà không ai mất mặt. Những người ở lại là những người thật sự muốn ở lại, và không khí phòng hát sẽ tốt hơn hẳn.

Ở một nơi có cả nhà hàng và phòng karaoke trong cùng toà nhà, việc chuyển tiếp chỉ mất vài phút. Không ai phải gọi xe, không có nửa tiếng chờ đợi làm nguội không khí. Đây là lý do nhiều người chọn địa điểm "hai trong một" cho các buổi tiếp khách quan trọng.

Nếu định kết hợp, hãy đặt phòng hát cùng lúc với bàn ăn, đừng đợi ăn xong mới hỏi. Tối thứ năm, thứ sáu, phòng cỡ vừa thường kín từ tám giờ. Báo nhà hàng giờ dự kiến lên phòng, để khi bàn ăn vừa xong món tráng miệng thì phòng đã bật sẵn máy lạnh, bày trái cây và chờ khách.

Gọi món và gọi rượu khi tiếp khách

Một vài nguyên tắc giúp người chủ trì không lúng túng:

• Đặt thực đơn trước. Gọi món tại bàn mất thời gian và dễ rơi vào cảnh hai bên nhường nhau. Chốt thực đơn với nhà hàng từ hôm trước, chỉ để khách chọn thêm đồ uống.
• Chọn món dễ ăn. Tránh món phải dùng tay, món nhiều xương, món nhiều nước dễ bắn. Cua rang me rất ngon nhưng không hợp với buổi mặc sơ mi trắng bàn chuyện hợp đồng.
• Hỏi trước về kiêng khem. Nhờ thư ký hoặc đầu mối bên kia hỏi giúp đối tác có ăn chay, kiêng thịt bò, dị ứng hải sản không.
• Rượu vừa phải. Một chai vang tốt đặt sẵn trên bàn thể hiện sự chuẩn bị. Nhưng ép uống, chúc liên tục là cách nhanh nhất để đối tác chuyên nghiệp đánh giá thấp bạn.

Với phòng karaoke, đồ ăn nên nhẹ: trái cây, đồ nhắm khô, vài món chiên. Bàn trong phòng hát thấp, ánh sáng tối, món có nước sốt sẽ làm mọi người lóng ngóng.

Thanh toán: chi tiết nhỏ nói lên nhiều điều

Cảnh hai bên giành nhau thanh toán ngay tại bàn luôn khó xử. Người chủ trì nên xử lý chuyện này trước.

Cách gọn nhất là báo nhà hàng từ lúc đặt: hoá đơn sẽ do ai ký, xuất hoá đơn công ty tên gì, mã số thuế bao nhiêu. Cuối buổi, người chủ trì chỉ cần kín đáo ra quầy hoặc để nhân viên đưa hoá đơn riêng. Đối tác không nhìn thấy con số, không có cảnh rút ví tranh nhau.

Với những công ty có chính sách chi tiếp khách chặt, hãy hỏi trước nhà hàng có tách được hoá đơn ăn uống và hoá đơn phòng hát không. Nhiều phòng kế toán chỉ duyệt khoản "chi phí ăn uống tiếp khách", và việc tách hoá đơn từ đầu sẽ đỡ rất nhiều công giải trình.

Những điều nên tránh

• Mời đối tác nữ lên phòng karaoke khi bên bạn toàn nam giới và chưa từng gặp họ trước đó.
• Chọn nhà hàng quá ồn cho buổi cần bàn chuyện chi tiết.
• Đặt phòng hát quá rộng cho nhóm ba bốn người — không khí sẽ loãng ngay từ đầu.
• Để khách phải chờ bàn. Luôn có mặt trước giờ hẹn ít nhất mười lăm phút.
• Nói chuyện công việc trong phòng hát khi đối tác đã rõ ràng muốn thư giãn.

Tóm lại: gặp để hiểu nhau thì chọn bàn ăn yên tĩnh; gặp để mừng và gắn kết thì phòng hát là nơi làm tốt nhất. Còn khi phân vân, hãy chọn nơi có cả hai — để đối tác tự quyết định buổi tối của họ dài bao nhiêu.